O livro caixa é um documento bastante comum no controle contábil de diferentes tipos de empreendimentos. O documento, que pode assumir formatos diversos, auxilia na análise sobre recebimentos e pagamentos.

Logo, trata-se de um registro útil para o dia a dia da empresa por impactar a tomada de decisões e estratégias. Aliás, para alguns negócios, a depender do faturamento anual, o documento de anotações de entradas e saídas é obrigatório.

Se você quer entender melhor sobre documentos e obrigações contábeis, continue a leitura! Veja as principais dúvidas sobre o livro caixa e veja como ele pode ser útil para seu empreendimento!

O que é livro caixa?

O livro caixa é um instrumento de controle contábil. No documento, são registradas todas as entradas e saídas de dinheiro de uma empresa em determinado período. Por isso, o registro funciona como uma espécie de diário financeiro da organização.

O registro de cada transação financeira — feita em dinheiro em espécie, transferência ou outras formas — é detalhado. Assim, entradas e saídas são descritas com informações de data, valor, meio de pagamento etc.

Por que as empresas devem contar com um livro caixa?

Por ser um registro contábil empresarial, de modo geral, o livro caixa serve como um raio-x da saúde financeira de um negócio. Afinal, as anotações de pagamentos, recebimentos e outras transações são necessárias para controlar as finanças empresariais e desenvolver relatórios contábeis.

Tenha em mente que a documentação das entradas e saídas é útil para a escrituração contábil. Ter um livro caixa também é necessário para a elaboração das demonstrações financeiras, por exemplo, o balanço patrimonial.

Quais tipos de negócios precisam ter um livro caixa?

Todas as empresas, independentemente do porte que tenham, podem se beneficiar do livro caixa. Apesar disso, o registro de entradas e saídas em um documento somente é obrigatório para empresas inscritas no Simples Nacional. 

Portanto, obrigatoriamente, devem registrar pagamentos e recebimentos os empreendimentos cuja receita bruta anual seja de até R$ 4,8 milhões (em 2024). As empresas que ultrapassarem esse faturamento renda podem dispensar a anotação dos valores — embora elas possam se beneficiar do registro, como visto.

Vale saber que profissionais liberais — como médicos e advogados — e trabalhadores autônomos também podem fazer uso desse documento de registros contábeis.

Como fazer o livro caixa?

Os registros de transações financeiras permitem diferentes formatos, como físico — em livro ou caderno — ou digital, como uma planilha. O formato do documento não influencia os dados que ele deve conter ou a forma de preenchimento.

Ademais, a empresa deve determinar a qual período as anotações dizem respeito. Os registros podem ser diários, mensais ou anuais.

Ao anotar os registros, o responsável deve se atentar para algumas informações. Cada entrada ou saída deve identificar o motivo pelo qual ocorreu, a data em que aconteceu e o valor correspondente. Ainda, as anotações devem ser separadas entre créditos (saídas) e débitos (entradas).

Como otimizar os registros contábeis empresariais?

Para otimizar os registros contábeis da empresa, como o livro caixa, mantenha todas as informações e comprovantes de pagamentos e recebimentos devidamente organizados. Determine a recorrência de novos registros e garanta a discriminação dos dados de cada um deles.

Como visto, o livro caixa é importante para decisões estratégicas da empresa. Portanto, vale a pena considerar a contratação de uma consultoria contábil especializada para manter os registros do seu negócio em dia e realizar as rotinas contábeis. 

Quer saber mais sobre obrigações e documentos contábeis relevantes para a sua empresa? Confira nosso conteúdo sobre a escrituração contábil e conheça sua importância!